Apa Itu Boilerplate dalam Siaran Pers? Panduan yang Jelas

Apa itu boilerplate dalam siaran pers, dalam praktiknya? Itu adalah paragraf "Tentang" yang pendek di bagian paling bawah, yang menjelaskan siapa organisasi Anda, apa yang dikerjakannya, di mana berbasis, dan di mana bisa ditemukan secara daring. Teksnya hampir sama dari satu rilis ke rilis berikutnya, sementara berita di atasnya terus berganti. Patokan praktisnya: sebuah paragraf 50 sampai 100 kata, tanpa kata sifat yang tidak bisa Anda buktikan.

Sebagian besar boilerplate gagal karena alasan sebaliknya: mereka mengatakan terlalu banyak dan membuktikan terlalu sedikit. Berikut cara menulis satu yang bisa dipakai jurnalis tanpa perlu diedit.

Apa sebenarnya fungsi boilerplate dalam siaran pers?

Boilerplate ditulis untuk pembaca yang sudah memutuskan bahwa berita Anda layak dimuat. Pembaca itu biasanya jurnalis, editor, atau blogger yang membutuhkan satu kalimat akurat untuk menggambarkan perusahaan Anda dalam tulisan mereka.

Tugasnya sempit. Boilerplate mendefinisikan Anda, memberikan satu atau dua fakta yang bisa diverifikasi wartawan, lalu menunjuk ke situs web Anda. Ia tidak menjual dan tidak mengulang isi pengumuman. Boilerplate yang terbaca seperti iklan memaksa jurnalis menulis ulang, dan saat menulis ulang itulah nama perusahaan Anda sering dipersingkat, salah digambarkan, atau hilang.

Dalam praktiknya, boilerplate yang baik disalin kata demi kata. Itu ujian sebenarnya: apakah seorang wartawan akan menempelkannya apa adanya?

Di mana boilerplate diletakkan, dan seberapa panjang idealnya?

Ia berada di paling akhir rilis, setelah isi dan biasanya setelah kutipan, di bawah judul seperti "Tentang [Perusahaan]". Sebagian kantor berita dan agensi menyebutnya bagian "Tentang", "deskripsi perusahaan", atau "boilerplate". Semuanya sama saja.

Tepat di bawahnya, kebanyakan rilis menambahkan blok kontak media dengan nama, alamat email, dan nomor telepon. Pisahkan keduanya. Boilerplate menggambarkan organisasi dan tetap stabil. Blok kontak berubah di setiap kampanye dan setiap juru bicara.

Dalam pitch lewat email, boilerplate biasanya dihilangkan atau dipangkas menjadi satu kalimat. Dalam rilis lengkap yang dikirim lewat kantor berita, ia tetap ada.

Lebih pendek dari yang Anda kira. Satu panduan praktis dari sebuah agensi humas menyarankan menjaganya di bawah 100 kata, dan idealnya di bawah 50. Panduan itu menyebut boilerplate 44 kata dari sebuah koalisi industri sebagai contoh yang baik, dan versi 174 kata dari sebuah jaringan hotel sebagai contoh buruk.

Ada dua alasan untuk memangkas. Editor membaca semakin sedikit boilerplate setiap tahun, dan kantor berita menagih berdasarkan panjang. Panduan yang sama mencatat bahwa tarif dasar biasanya mencakup 400 kata pertama sebuah rilis, dengan biaya tambahan untuk setiap 100 kata berikutnya. Riwayat perusahaan sepanjang 250 kata saja bisa mendorong rilis masuk ke tingkat harga berikutnya.

Ada tiga kasus di mana singkat membantu dan dua di mana justru merugikan. Singkat membantu saat Anda didistribusikan luas, saat perusahaan Anda sudah dikenal, dan saat rilisnya memang sudah panjang. Singkat merugikan saat Anda perusahaan baru yang belum dikenal siapa pun, atau saat Anda bekerja di sektor yang diatur dan mewajibkan pernyataan tertentu. Dalam kasus itu, pertahankan kalimat tambahan, tetapi pangkas di bagian lain.

Apa saja isinya, baris demi baris?

Anggap ini sebagai lima fakta dengan urutan tetap. Setiap fakta menjawab pertanyaan yang, kalau tidak dijawab, harus dicari sendiri oleh wartawan.

Urutan ini juga berguna saat Anda menyunting. Jika harus memangkas, mulailah dari bagian paling bawah: tambahan opsional, lalu lokasi jika tidak relevan dengan cerita. Dua bagian pertama, yaitu siapa Anda dan apa yang Anda kerjakan, hampir tidak boleh dihapus.

Siapa yang Anda bantu dan apa yang Anda kerjakan

Buka dengan pelanggan dan produk, memakai kata benda yang sederhana. "Acme membuat perangkat lunak penjadwalan untuk klinik fisioterapi independen" lebih baik daripada "Acme adalah inovator terkemuka dalam solusi kesehatan". Kalimat pertama bisa diperiksa. Kalimat kedua tidak bisa. Ada juga keuntungan lain: kalimat pertama memberi jurnalis kata benda yang bisa langsung dipakai di judul atau lead, sementara kalimat kedua memaksanya menebak apa yang sebenarnya Anda jual.

Lokasi Anda

Sebutkan kota kantor pusat dan, jika relevan, jumlah kantor lain. Wartawan yang menulis sudut pandang lokal paling membutuhkan baris ini dibanding baris lainnya.

Satu bukti yang bisa dihitung

Ganti "pemimpin industri" dengan sesuatu yang bisa dihitung: jumlah pelanggan, tahun berdiri, putaran pendanaan, atau penghargaan yang punya nama. Satu fakta yang bisa diverifikasi lebih berguna daripada tiga kata sifat.

Alamat situs web Anda

Tulis nama situs secara lengkap, dengan nama perusahaan ditautkan atau URL ditulis dalam tanda kurung. Lewati akun media sosial. Akun itu cepat usang dan membuat paragraf menjadi sesak.

Tambahan opsional

Kode saham untuk perusahaan yang tercatat di bursa, tahun berdiri jika menonjol, atau jumlah karyawan dan pendapatan jika cocok dengan cerita Anda. Kalau Anda ragu apakah sebuah tambahan pantas dimasukkan, berarti tidak pantas.

Kesalahan apa yang paling dulu dipangkas editor?

Editor menghapus dengan urutan yang bisa diprediksi. Slogan dihapus lebih dulu, lalu superlatif, lalu apa pun yang terdengar seperti ajakan bertindak. Setelah itu, panjangnya memangkas dirinya sendiri.

• Slogan pemasaran. "Mendefinisikan ulang apa yang mungkin" tidak menyampaikan apa pun. Hapus.

• Gelar yang diklaim sendiri. "Platform paling dipercaya di dunia" butuh sumber, dan biasanya tidak punya.

• Ajakan bertindak. Nomor telepon dan "Daftar hari ini" milik blok kontak atau isi rilis, bukan di sini.

• Catatan kaki dan tanda bintang hukum. Jika sebuah klaim butuh catatan kaki, klaim itu tidak termasuk dalam paragraf.

• Deskripsi yang basi. Boilerplate yang ditulis dua tahun lalu mungkin masih menyebut produk yang sudah Anda hentikan. Tinjau setiap kuartal atau setiap enam bulan, dan pastikan sebelum setiap pengumuman pendanaan atau kepemimpinan.

Jangan tergoda membuat boilerplate berbeda untuk setiap rilis. Satu versi induk, ditinjau sesuai jadwal, lebih mudah dijaga akurasinya.

Ada kesalahan yang tidak masuk daftar tetapi sering terjadi: menulis boilerplate dari sudut pandang Anda sendiri, bukan dari sudut pandang pembaca. Kalimat seperti "Kami sangat peduli dengan kualitas" menjelaskan niat Anda, tetapi jurnalis membutuhkan fakta tentang apa yang Anda kerjakan. Tanyakan pada diri sendiri apakah kalimat itu bisa dibuktikan dengan dokumen, angka, atau nama. Jika tidak bisa, buang.

Contoh sebelum dan sesudah yang bisa Anda tiru

Begini jenis paragraf yang masuk ke kotak masuk redaksi (78 kata):

Northline adalah penyedia perangkat lunak cloud yang revolusioner, meraih banyak penghargaan, dan terdepan di industrinya sendiri, yang memberdayakan bisnis dari segala ukuran dan sektor untuk membuka seluruh potensi mereka. Didirikan oleh para wirausahawan muda yang penuh semangat dengan visi inovasi, Northline berkomitmen memberikan nilai luar biasa bagi pelanggan di seluruh dunia. Hubungi kami hari ini di 555-0142 atau ikuti kami di semua platform sosial untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana kami bisa mengubah cara bisnis Anda berjalan sepenuhnya.

Uji konkretnya: hapus setiap klaim yang tidak bisa diperiksa wartawan, lalu lihat apa yang tersisa. Hampir tidak ada. Versi yang ditulis ulang (41 kata):

Northline membuat perangkat lunak penagihan untuk freelancer dan studio kecil yang menagih klien. Didirikan pada tahun 2019 dan berkantor pusat di kota Ottawa, perusahaan ini kini memiliki sekitar 12.000 pelanggan berbayar dan tim berisi 18 orang. Info lengkap tersedia di northline.example.

Versi kedua panjangnya setengah dari yang pertama dan memuat tiga fakta, bukan nol. Ini juga versi yang benar-benar akan ditempel oleh jurnalis.

Boilerplate, pernyataan misi, dan halaman "Tentang Kami": apa bedanya?

Orang sering mencampuradukkannya, dan kebingungan ini menghasilkan boilerplate yang terbaca seperti halaman web.

Pernyataan misi menjelaskan mengapa organisasi itu ada. Sifatnya aspiratif dan internal. Wartawan tidak punya kegunaan untuknya.

Halaman "Tentang Kami" panjang dan ditulis untuk pelanggan, investor, dan calon karyawan. Ia bisa memuat sejarah, nilai, foto tim, dan kisah pendiri. Tidak ada yang menempelkannya ke artikel berita.

Boilerplate adalah ekstrak faktual yang dipadatkan dari keduanya. Ia meminjam bagian "apa yang kami kerjakan" dari halaman itu dan meninggalkan bagian "mengapa kami peduli". Jika boilerplate Anda masih memuat kata "bersemangat", berarti ia sudah masuk wilayah pernyataan misi.

Satu kebiasaan yang berguna: tulis halaman "Tentang Kami" paling akhir, setelah boilerplate. Memulai dari versi 50 kata memaksa Anda memutuskan fakta mana yang penting, lalu halaman yang lebih panjang tinggal mengembangkan fakta-fakta itu, bukan menguburnya.

Bagaimana jika punya banyak merek, perusahaan induk, atau yayasan?

Organisasi multi-merek adalah tempat boilerplate membengkak. Perusahaan induk dengan lima anak usaha cenderung mendaftar semuanya, ditambah sejarah dan kode saham, dan akhirnya paragrafnya mencapai 200 kata.

Pegang satu aturan: boilerplate menggambarkan entitas yang menerbitkan rilis. Jika berita datang dari satu lini produk, tulis boilerplate singkat untuk lini produk itu, lalu tambahkan satu kalimat yang menunjuk ke induk ("anak usaha dari Grup X, yang mempekerjakan 2.000 orang di sembilan negara"). Jangan tempelkan deskripsi lengkap induk di bawahnya.

Yayasan dan lembaga publik punya tugas yang sedikit berbeda. Boilerplate mereka harus menyebutkan mandat, wilayah layanan, dan satu hasil yang bisa diukur, misalnya jumlah orang yang dilayani tahun lalu. Pendana juga membaca paragraf ini, jadi akurasi lebih penting daripada kerapian. Jika sebuah angka sudah berusia setahun, sebutkan tahunnya.

Startup tanpa rekam jejak sebaiknya bertumpu pada hal yang konkret hari ini: produk, kota, tahun berdiri, dan pelanggan pertama yang disebut namanya, jika pelanggan itu setuju. Lewati cerita pendanaan kecuali putaran itu sendiri adalah beritanya. Pembaca yang menerima rilis dari startup baru biasanya mencari satu hal: apakah perusahaan ini nyata. Pelanggan yang disebut namanya, atau jumlah pengguna yang bisa diverifikasi, lebih meyakinkan daripada janji besar tentang masa depan.

Bisakah AI membantu boilerplate, dan apakah ia membantu SEO?

Bisa, untuk tahap pemadatan, dengan satu syarat: Anda memberinya fakta. Penulis ulang AI tidak bisa mengarang jumlah pelanggan Anda, dan jika Anda memintanya membuat paragraf "lebih menarik", ia akan menambahkan persis kata sifat yang baru saja Anda hapus.

Pendekatan yang berhasil: tempel boilerplate Anda saat ini, minta versi di bawah 60 kata, dan minta ia mempertahankan setiap angka serta membuang setiap kata sifat. Lalu periksa setiap klaim dengan apa yang bisa Anda buktikan. Logikanya sama seperti dalam mengedit apa pun: pangkas dulu, lalu kembalikan hanya yang memang layak dipertahankan.

Untuk pemeriksaan akhir atas salah ketik dan nada, pemeriksa tata bahasa seperti Grammarly menangkap kekeliruan yang muncul dari penulisan ulang. Jika Anda mengirim ke jurnalis dalam skala besar, platform seperti Prowly atau Cision menangani sisi redaksi dan kantor berita, dan masing-masing punya batasannya sendiri soal seberapa banyak boilerplate yang ditampilkan.

Boilerplate membantu SEO, tetapi secara tidak langsung. Paragraf ini muncul di setiap rilis yang Anda terbitkan, sehingga nama perusahaan, lokasi, dan deskripsi satu kalimat Anda tampil konsisten di ruang redaksi Anda sendiri dan di salinan yang disindikasikan. Konsistensi itu membantu mesin pencari dan asisten AI menggambarkan Anda dengan cara yang sama setiap kali.

Jangan menjejalkan kata kunci ke dalamnya. Frasa yang dipaksakan seperti "penyedia CRM terbaik dan terjangkau" terbaca sebagai spam oleh jurnalis dan sebagai derau oleh mesin pencari. Pakai kata yang dipakai pelanggan Anda untuk menyebut produk Anda, sekali saja, di kalimat pertama.

Yang bisa Anda lakukan minggu ini

Buka tiga rilis terakhir Anda dan bandingkan boilerplate-nya. Jika berbeda, pilih yang paling akurat dan jadikan itu versi induk. Pangkas hingga di bawah 100 kata, pastikan setiap klaim punya angka atau nama di belakangnya, dan catat tanggal terakhir Anda meninjaunya di catatan internal, bukan di dalam paragraf itu sendiri.

Lalu bacalah dengan keras seolah-olah Anda wartawan yang sedang dikejar tenggat. Setiap baris yang akan Anda lewati adalah baris yang harus dihapus.