Fireflies AI Alternative: 5 Tools im Vergleich 2026

Kurz gesagt, wer eine Fireflies AI Alternative testet: TicNote, Fathom, Otter.ai und tl;dv lösen jeweils eine andere Hälfte dessen, was bei Fireflies offenbleibt. Fireflies.ai führt zwar weiterhin bei der Gesprächsanalyse für Vertriebsteams, doch die AI-Credit-Limits und ein in die Jahre gekommenes Dashboard treiben Käufer zu neueren Tools. TicNote ist unser Favorit, weil Shadow Agent aus Meeting-Quellen direkt Folien und Berichte macht, statt ein weiteres Transkript zu produzieren, das niemand wieder öffnet.

Warum Nutzer eine Fireflies AI Alternative suchen

Drei Beschwerden tauchen in Bewertungen immer wieder auf. Erstens: Die AI-Zusammenfassungs-Credits auf den bezahlten Fireflies-Tarifen begrenzen, wie viele Recaps ein Team monatlich erstellen kann, was bei dicht getakteten Kalendern schnell wehtut. Zweitens wirkt der Bot, der jedem Meeting automatisch beitritt, bei kleineren oder informellen Calls aufdringlich, eine Reibung, die Chrome-Extension-Tools wie TicNote komplett vermeiden.

Drittens bemängeln mehrere Rezensenten auf G2, dass Suche und Dashboard neben AI-nativen Konkurrenten der letzten zwei Jahre alt wirken. Das macht Fireflies nicht zu einem schlechten Tool. Es bedeutet nur, dass das Tool, das vor zwei Jahren für ein Vertriebsteam Sinn ergab, heute nicht automatisch die richtige Wahl ist.

Wie wir diese fünf Tools verglichen haben

Wir haben den Vergleich anhand der öffentlichen Preisseiten, der Produktdokumentation und aggregierter Bewertungsdaten auf G2, Capterra und Trustpilot erstellt statt über Monate alle fünf Tools parallel im Live-Betrieb zu testen. Wo ein Anbieter eine konkrete Zahl bewirbt, etwa ein Freemium-Minutenlimit oder einen Preis pro Sitzplatz, haben wir sie gegen die aktuelle Preisseite geprüft. Die Bewertungen unten spiegeln veröffentlichte Durchschnittswerte wider, leicht nach unten korrigiert bei Produkten mit dünnerer Bewertungshistorie.

Fireflies.ai: Was noch funktioniert, und wo es hakt

Fireflies bleibt eine solide Wahl für Sales- und RevOps-Teams. Es tritt automatisch Zoom-, Google-Meet- und Teams-Calls bei, transkribiert in über 60 Sprachen und legt Gesprächsanalyse, also Sprechanteil, Stimmung und Themen-Tracking, über das reine Transkript. Native Salesforce- und HubSpot-Integrationen sorgen dafür, dass Vertriebler Notizen nicht manuell übertragen müssen.

Die Reibung zeigt sich bei Skalierung. Das Credit-System der bezahlten Tarife bedeutet, dass ein vielbeschäftigter Account Executive sein monatliches Zusammenfassungs-Kontingent vor Monatsende aufbraucht. In Kombination mit einer Oberfläche, die Rezensenten zunehmend als veraltet beschreiben, reicht das für viele Teams, um sich umzusehen.

TicNote: Aus Meeting-Notizen wird fertige Arbeit

TicNote schlägt einen völlig anderen Weg ein. Statt Transkript plus Zusammenfassung erzeugt die Shadow-Agent-Funktion aus Meetings tatsächliche Dateien: Redaktionskalender, Foliensätze, Dashboards mit Diagrammen und strategische Berichte mit klickbaren Verweisen zurück zur Quellstelle im Gespräch. Eine Chrome-Extension zeichnet den Call direkt auf, sodass kein Bot als zusätzlicher Teilnehmer erscheint, und das Tool transkribiert in 120 Sprachen, mehr als jedes andere Tool in diesem Vergleich.

Die Kompromisse sind real. Der kostenlose Tarif ist bei 300 Minuten pro Monat gedeckelt, enger als Fathoms unbegrenzter Plan, und eine native CRM-Anbindung fehlt bisher, eine Lücke, die Vertriebsteams beim Umstieg von Fireflies sofort auffällt. Auch die Qualität der Shadow-Agent-Ausgabe hängt davon ab, wie präzise der Prompt formuliert ist; eine vage Anfrage liefert ein generisches Ergebnis. Für alle, deren eigentlicher Engpass darin besteht, Meeting-Notizen in ein fertiges Dokument statt nur in ein archiviertes Transkript zu verwandeln, ist es hier die stärkste Option.

Fathom: Die dauerhaft kostenlose Option mit den besten Bewertungen

Fathoms kostenloser Plan kennt kein Meeting-Limit, kein Sitzplatzlimit und kein Ablaufdatum für den Verlauf, ungewöhnlich in einer Kategorie, in der die meisten Konkurrenten ernsthafte Nutzung hinter einen bezahlten Tarif sperren. Es ist zudem das am besten bewertete Tool in diesem Vergleich: Über 6.500 G2-Bewertungen liegen im Schnitt nahe der Höchstpunktzahl, und HubSpot kürte es 2025 in den eigenen App Awards zu einer der meistgenutzten Apps.

Ask Fathom lässt Nutzer in den bezahlten Tarifen den gesamten Gesprächsverlauf in natürlicher Sprache durchsuchen, und eine botfreie Aufnahmeoption befindet sich für Mac in der Beta. Der Haken: AI Scorecards und CRM-Feld-Sync, also genau die Funktionen, die ein Upgrade für Vertriebsteams rechtfertigen, stecken hinter dem teureren Business-Tarif, und eine native mobile App für persönliche Transkription außerhalb von Kalender-Meetings fehlt weiterhin.

Otter.ai und tl;dv: solide, aber kein Grund zu wechseln

Otter.ais Stärke ist die Live-Transkription, die schon während des Calls erscheint statt erst danach, dazu ausgereifte mobile Apps mit Siri-Kurzbefehlen. Der kostenlose Tarif deckelt jedes Meeting bei 30 Minuten, allerdings, und das AI-Chat-Kontingent bleibt selbst im Business-Tarif begrenzt.

tl;dv zeichnet unbegrenzt viele Meetings kostenlos auf und transkribiert sie, dazu kommt eine Sales-Coaching-Ebene, Sprechanteil-Tracking und Einwand-Erkennung, zu einem Bruchteil von Gongs Preis. Der kostenlose Plan verzichtet auf die AI-Meeting-Report-Funktionen, die die bezahlten Tools klebrig machen, und der Sprung von Pro zu Business fällt preislich steil aus. Beide sind zuverlässig, aber keines löst ein Problem, das Fireflies nicht schon einigermaßen gut löst.

Welche Fireflies AI Alternative solltest du wählen

Wähle TicNote, wenn deine eigentliche Arbeit nach dem Meeting beginnt, wenn also aus Notizen eine Folie, ein Bericht oder ein Plan werden muss, und du vorerst auf native CRM-Anbindung verzichten kannst. Wähle Fathom, wenn du die am besten bewertete, wirklich kostenlose Option willst und dein Team klein genug ist, dass Business-Tarif-CRM-Funktionen noch kein Muss sind. Wähle Otter.ai für Live-Transkription und mobile Nutzung, und tl;dv, wenn Sales-Coaching zum kleinen Preis das eigentliche Ziel ist. Für welches Tool du dich auch entscheidest: Teste es an einem echten, wiederkehrenden Meeting, bevor du ein ganzes Team darauf umstellst.